QuestionRelu par Hugo Berton
Fiche de paie : mentions obligatoires, interdites, remise et conservation
Fiche de paie : remise à chaque paiement, format électronique par principe, 7 zones de mentions depuis le 1er juillet 2023, 2 mentions interdites, double gardé 5 ans.
Par Hugo Berton · · 2 min de lecture · relu le 14 septembre 2026
En bref
Tout salarié reçoit une fiche de paie lors du paiement du salaire, par principe sous forme électronique depuis 2017, sauf refus du salarié. Depuis le 1er juillet 2023, elle s'organise en 7 zones, de l'identification de l'employeur au montant net social et à l'impôt prélevé à la source. L'employeur ne doit pas y mentionner l'exercice du droit de grève ni les fonctions de représentant du personnel, et conserve un double pendant 5 ans. La non-remise l'expose à une amende pouvant atteindre 450 € par fiche. Fiche vérifiée le 1er juin 2026.
- 450 €amende maximale par fiche de paie non remise
- 3 ansdélai pendant lequel le salarié peut contester le montant ou l'exactitude de sa fiche de paie, à compter de sa remise
Fiche de paie : remise et format
La fiche Entreprendre Service Public sur la fiche de paie, vérifiée le 1er juin 2026 et lue le 15 septembre 2026, part d'une règle simple : « Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire. » Le format a basculé : « Depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l'exception, sauf en cas de désaccord du salarié. »
Pour une remise électronique, l'employeur indique au salarié les conditions de mise à disposition ; le salarié peut refuser et le signale à l'employeur. En cas de perte, le salarié peut demander un double, mais aucune disposition légale n'oblige l'employeur à le transmettre.
Les 7 zones depuis le 1er juillet 2023
La fiche détaille trois versions successives des mentions obligatoires. Celle applicable depuis le 1er juillet 2023 ajoute une zone « montant net social » : le montant du revenu net après déduction de l'ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. La version de 2022 comptait 6 zones, l'impôt sur le revenu occupant alors la zone 5.
| Zone | Mentions principales |
|---|---|
| 1. identification | nom et adresse de l'employeur, code APE ou NAF, Siret, convention collective, nom, emploi et classification du salarié, heures au taux normal et heures supplémentaires avec leurs taux, forfait, accessoires de salaire |
| 2. salaire | rémunération brute, assiette et taux des cotisations salariales, autres versements et retenues dont les frais de transport, montant reçu, date de paiement, dates de congé et indemnité de congés payés |
| 3. cotisations | cotisations en 5 rubriques (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage), exonérations, montant total versé par l'employeur |
| 4. net à payer | net à payer avant impôt sur le revenu et montant prélevé à la source |
| 5. montant net social | revenu net après déduction de l'ensemble des prélèvements sociaux obligatoires |
| 6. impôt sur le revenu | net imposable, cumuls annuels, impôt prélevé à la source, heures complémentaires ou supplémentaires exonérées |
| 7. mentions finales | renvoi à la rubrique du portail service-public.fr, invitation à conserver le bulletin sans limitation de durée, heures indemnisées en cas d'activité partielle |
Deux mentions interdites
« L'employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l'exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel. » La rémunération liée à l'activité de représentant du personnel figure sur une fiche annexée, que l'employeur établit et remet au salarié.
Les rubriques de cotisations et les taux affichés
La fiche décrit chaque rubrique. La cotisation accidents du travail et maladies professionnelles est à la charge exclusive de l'employeur, avec un taux fixé par la Carsat selon la taille et l'activité de l'entreprise. La complémentaire santé est obligatoire, et l'employeur finance au moins la moitié de la couverture ; le détail est sur notre page sur la mutuelle obligatoire.
| Cotisation vieillesse de base | Part employeur | Part salariale |
|---|---|---|
| plafonnée, jusqu'au plafond de la sécurité sociale | 8,55 % | 6,90 % |
| déplafonnée, sur la totalité de la rémunération | 1,90 % | 0,40 % |
Conservation, contestation et non-remise
L'employeur conserve dans les locaux de l'entreprise un double de chaque fiche, papier ou électronique, pendant 5 ans. Au-delà, les fiches peuvent ne plus être accessibles sur place mais ne doivent pas être effacées : l'employeur en garantit la disponibilité pendant 50 ans à compter de leur émission, ou pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
« Le salarié peut contester le montant ou l'exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise. » Si la fiche n'est pas remise régulièrement, il peut saisir le conseil de prud'hommes ; l'employeur encourt une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise et peut être condamné à des dommages et intérêts.
Ce que cette page ne dit pas
Elle ne détaille ni le calcul des cotisations famille et chômage, ni les règles propres au régime local d'Alsace-Moselle, ni le logiciel de paie. Les déclarations sociales mensuelles sont sur notre page sur la DPAE et la DSN, l'indemnité de congés sur notre page sur les congés payés. Fiche vérifiée le 1er juin 2026, lue le 15 septembre 2026.
Questions fréquentes
La fiche de paie peut-elle être remise uniquement sous forme électronique ?
Oui, c'est le principe depuis 2017 : l'employeur indique les conditions de mise à disposition, mais le salarié peut refuser le format dématérialisé en le signalant à l'employeur.
Combien de temps l'employeur conserve-t-il les fiches de paie ?
Un double pendant 5 ans dans les locaux de l'entreprise, puis une disponibilité garantie pendant 50 ans à compter de l'émission ou 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
Que risque l'employeur qui ne remet pas la fiche de paie ?
Une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise, et une condamnation possible à des dommages et intérêts devant le conseil de prud'hommes.
Une grève peut-elle apparaître sur la fiche de paie ?
Non : l'employeur ne doit pas y faire figurer l'exercice du droit de grève, ni les fonctions de représentant du personnel.
Quels taux de cotisation vieillesse la fiche indique-t-elle ?
Plafonnée : 8,55 % pour l'employeur et 6,90 % pour le salarié ; déplafonnée : 1,90 % pour l'employeur et 0,40 % pour le salarié, selon la fiche vérifiée le 1er juin 2026.
Sources consultées
- Entreprendre Service Public — Fiche de paie (vérifiée le 1er juin 2026)entreprendre.service-public.gouv.fr · consulté le 14 septembre 2026